Cùng với sự ra đời và phát triển của ngành Marketing hiện đại, khái niệm proposal ra đời như một sự đáp ứng các nhu cầu về quảng cáo, hợp tác quảng cáo. Tuy nhiên, khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ với một số người, đặc biệt là các bạn trẻ có hứng thú với marketing. Bài viết này sẽ phần nào giải thích cho câu hỏi “Proposal là gì và các đặc điểm cơ bản của một bản Proposal”.
Table of Contents
Proposal là gì?
Theo tập quán kinh doanh từ lâu đời, để thiết lập mối quan hệ làm ăn với một khách hàng, các doanh nghiệp Việt Nam thường chỉ gửi tới khách một thư chào giá, tờ rơi quảng cáo hay đính kèm theo là các catalog,… Những công ty, doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp hơn năng lực nhưng đôi khi lại phiền phức với rất nhiều tài liệu, thông số. Điều này khiến các đối tác đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và kết quả của cách làm đó thường là hiếm có trường hợp nào thành công.
Có thể nói, proposal là một cách thức để diễn tả phần ý tưởng đến đối tác hoặc khách hàng. Nghĩa gốc của từ proposal trong tiếng Anh là “sự đề nghị”. Chúng ta có thể hiểu nôm na nó là những đề xuất, đưa ra các ý tưởng, thiết kế hoặc cách thức để tổ chức dành cho một dự án hoặc một cho chương trình cụ thể. Với một proposal thì đối tác của bạn có thể hình dung ra hoặc bất cứ ai khi nhìn thấy nó đều biết được mình sẽ làm những gì trong dự án này. Một bản proposal có thể được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau như words, excel hay power point.
Đối với những công ty, doanh nghiệp có khả năng mạnh mẽ về kinh tế thời gian và nhân lực thì họ thường sẽ chọn cách trình bày với power point. Bởi vì đây là phàn ứng dụng cho phép bạn diễn đạt ý tưởng của mình tốt hơn, sinh động, hấp dẫn khi mà có hình ảnh minh hạ, cách sắp xếp bố cục sáng tạo. Nội dung của proposal rất đa dạng nhưng chủ yếu xoay quanh các câu hỏi về 5W: Why (lí do làm proposal), who (do ai trực tiếp quản lí), what (về vấn đề gì), when (sự kiện, chương trình tổ chức khi nào) và where (địa điểm cụ thể). Tuy nhiên, để proposal của mình có thể phát huy tối đa gia trị tì bạn cần phải biết cách trình bày nội dung của mình theo bố cục hợp lý nhất đối với nội dung. Sử dụng cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ. Chắc chắn sẽ chẳng một ai thích thú với việc ngồi đó đọc một proposal dài dằng dặc mà chưa thể giải quyết được vấn đề chính trong đó.
Tùy theo mục đích sử dụng, ta có thể chia proposal thành hai dạng chính: proposal dùng trong hoạt động nội bộ công ty và proposal dành cho đối ngoại. Proposal cho trong nội bộ thường được dùng bởi các phòng ban để trình lên ban quản trị những dự án, sản phẩm, cơ hội có thể mang lợi nhuận về cho công ty. Ngược lại, proposal đối ngoại được dùng cho nhiều mục đích hơn. Ví dụ như tìm kiếm đối tác bán hàng, nhà cung cấp, gia công, tìm kiếm nhà đầu tư hay người hùn vốn,…
Do mục đích sử dụng khác nhau, các loại proposal cũng có nội dung khác nhau. Nhưng nhìn chung lại, chúng đều có những điểm chung nhất định mà nếu tuân thủ, cơ hội hợp tác thành công của doanh nghiệp sẽ tăng cao hơn.
Cấu tạo cơ bản của một bản proposal
Khi xây dựng proposal, không phải chúng ta muốn làm như thế nào cũng được, dù biết rằng sự sáng tạo luôn được đánh giá cao nhưng bản proposal của bạn cũng cần tuân theo những quy tắc cơ bản. Một bản proposal cơ bản thường bao gồm những đặc trưng cấu tạo sau đây:
-
Phần tóm tắt
Đây là phần quan trọng nhất của một bản đề nghị. Nó thường được viết ở sau cùng nhưng được đọc đầu tiên. Tại sao lại quan trọng? Câu trả lời là vì đối tượng nhận proposal của chúng ta thường là các CEO, các nhà lãnh đạo cấp cao mà thời gian của họ dành cho một bản đề nghị là vô cùng ít ỏi. Một bản proposal thành công phải gây ấn tượng cho người đọc trong 10s đầu tiên. Vậy nên, phần tóm tắt này vô cùng cần thiết. Hãy cho đối tác biết mục tiêu của doanh nghiệp là gì, những điểm khác biệt mà doanh nghiệp có thể cung cấp so với những đối thủ khác. Những thành tích mà Công ty đã có được trong quá khứ như các giấy chứng nhận, các bằng khen… cũng là một điểm cộng lớn.
Ở phần tóm tắt này nhất định phải làm nổi bật được vấn đề mình đang đề cập tới. Chỉ ra cho người đọc thấy được mục đích cũng như sự tự tin của bạn đối với kế hoạch mình đã định ra. Chỉ có thế mới giúp bạn ghi điểm và bản proposal của bạn được quan tâm, đi tới thực thi.
-
Phần nội dung chính
Giới thiệu về xuất thân của doanh nghiệp, các giá trị mà doanh nghiệp hướng tới. Giải thích lí do tại sao đối tác nên hợp tác với ta và những lợi ích có thể mang lại. Đây là phần cũng quan trọng không thể chủ quan, Ví dụ như khi bạn viết một bài văn, mở đầu bạn dành để giới thiệu nội dung cơ bản, mục đích của bài viết. Thì phần nội dung bạn sẽ dành nhiều thời gian nhất để thuyết phục người xem về dự án, kế hoạch của mình. Đây cũng là phần mà bạn cần phải gây dựng được sụ tin tưởng, tính thuyết phục.
-
Phần đề nghị
Đây cũng là một phần quan trọng. Tuy ta là người bắt đầu mối quan hệ nhưng cũng không nên tự hạ thấp mình mà hãy cho đối tác biết đây là 1 mối quan hệ đôi bên cùng có lợi. Hãy cho thấy sự trung thực vì khởi đầu của một giao kết làm ăn chính là niềm tin. Ở phần đề nghị này nên đưa ra những lợi ích thì bản proposal mới có tính thuyết phục.
Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp bạn có những kiến thức cơ bản và hoàn thiện tốt hơn bản proposal của mình, hiểu được proposal là gì cũng như biết cách để xây dựng một proposal hiệu quả.
