Cách dùng hàm Vlookup trong khi sử dụng Excel là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc chúng ta phải học. Loại hàm này sẽ giúp ích cho người dùng rất nhiều trong việc quản lý dữ liệu. Nếu bạn chưa thành thục các kỹ năng với hàm Vlookup thì hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Hàm Vlookup là gì?
Đầu tiên chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu xem hàm Vlookup là gì và chức năng của loại hàm này trong Excel. Nếu như trong Excel chúng ta đã biết đến hàm Sum là hàm tính tổng của một vùng dữ liệu thì hàm Vlookup là hàm dùng để đếm dữ liệu. Cũng giống như sự cần thiết khi bạn dùng hàm Sum, hàm If, hàm Average thì cách dùng hàm Vlookup cũng thực sự quan trọng đối với những người sử dụng Excel. Chức năng quan trọng, điển hình nhất của hàm Vlookup đó là hàm dữ liệu, nó sẽ hoạt động dựa vào danh sách các hạng mục, trên những bảng cơ sở dữ liệu. Danh sách các hạng mục vô cùng đa dạng, chúng có nhiều loại. Với hàm Vlookup bạn có thể sử dụng để quản lý bảng danh sách khách hàng, bảng về nhân sự trong một công ty, danh sách học sinh trong trường học, các mặt hàng sản phẩm….
Khi bạn dùng Excel, nếu bạn để ý bạn sẽ thấy rằng có một vài đặc điểm,dấu hiệu giúp người dùng nhận biết cho từng đối tượng. Và đó cũng là điều kiện để bạn có thể sử dụng được hàm Vlookup một cách chuẩn xác. Điều này đồng nghĩa với việc, khi xây dựng bảng dữ liệu bạn cần có các dấu hiệu nhận biết cụ thể như ID hoặc mã để thuận tiện cho lúc bạn dùng hàm Vlookup.
Cách dùng hàm Vlookup với công thức
Ví dụ đối với hàm Sum khi sử dụng chúng ta cần hiểu rõ được bản chất, chức năng và công thức của hàm thì mới có thể ứng dụng vào trong từng tình huống cụ thể. Đối với hàm Vlookup cũng tương tự như vậy. Dưới đây là công thức chính của hàm Vlookup trong Excel mà chúng ta phải học thuộc, nắm rõ:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Chú thích hàm Vlookup:
Vlookup: Đây là ký hiệu tên hàm.
Lookup_value: Đây là giá trị mà bạn muốn dùng để dò tìm.
Table_array: Khi bạn muốn dò tìm dữ liệu nào đó bạn cần khoanh vùng mà mình cần dò tìm. Và Table_array chính là bảng chứa dữ liệu đó. Nếu muốn tìm với giá trị tuyệt đối bạn cần để thêm ký tự $ phía trước đó. Ví dụ như tìm kiếm ở khu vực từ A3 đến E20 cùng giá trị tuyệt đối bạn phải nhập: $A$3:$E$20.
Col_index_num: Trong bảng dữ liệu đó, giá trị cần tìm nằm ở cột thứ bao nhiêu thì đây là vị trí bạn nhập. Cần nhập chính xác thì hàm Vlookup mới có thể trả về cho bạn kết quả chính xác được.
Range_lookup: Trong hàm Vlookup người dùng cần nhập phạm vi để tìm kiếm. Có thể bảng dữ liệu của bạn rất rộng nhưng bạn chỉ tìm kiếm giá trị nào đó ở trong một phạm vi nhỏ thôi. Dù cho tham số này không bắt buộc trong mọi công thức của hàm Vlookup nhưng với một số công thức bạn phải dùng để có kết quả chuẩn xác nhất.
Dò tìm tuyệt đối, True tương đương với 1. False là dò tìm tương đối, dò tìm 0. Với cách dò tìm tương đối nó chỉ chính xác khi mà trong vùng Table_array có sự sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc có thứ tự tăng dần, giảm dần. Khi tỏa mãn các điều kiện đó bạn có thể dùng cách dò tìm tương đối, nếu bạn để ý kỹ thì sẽ thấy nó có sự tương đồng với loại hàm If vô hạn trong Excel. Còn đối với trường hợp chưa có sự sắp xếp đso (theo tứ tự tắng giảm dần hoặc theo bảng chữ cái) thì chúng ta dò tìm tuyệt đối để hàm Vlookup trả về kết quả chính xác nhất.
Sử dụng hàm Vlookup trong Excel để làm gì đó là câu hỏi mà nhiều người đặt ra. Như đã nói ở trên thì tầm quan trọng của hàm này vô cùng lớn. Nó giúp người dùng tìm kiếm, quản lý dữ liệu tốt hơn, tiết kiệm thời gian và công sức, cho kết quả với mức độ chính xác rất cao.
Hàm Vlookup được dùng để hỗ trợ người dùng Excel tra cứu các thông tin dữ liệu căn cứ vào các mã định danh đã có sẵn, nó cũng tương tự đối với việc tra cứu thông tin danh sách nào đó.
Trong trường hợp bạn dùng hàm Vlookup vào một bảng tính khác mà có kèm theo mã sản phẩm thì trên bảng đó sẽ hiển thị các sản phẩm tương ứng với mã đó. Chúng ta có thể áp dụng với các thông tin như giá thành, mô tả, số lượng tồn kho,…tất cả tùy thộc vào công thức mà bạn viết.
Người dùng cần lưu ý rằng, nếu như lượng thông tin mà chúng ta cần tìm càng nhỏ thì bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi viết hàm Vlookup. Chúng ta nên sử dụng hàm vào trong các loại bảng tính đã có mẫu chung và được tái sử dụng. Khi bạn nhập đúng và hợp lệ mã sản phẩm thì hệ thống sẽ trả về cho bạn tất cả những thông tin bạn cần về sản phẩm tương ứng với mã đó.
Muốn hiểu được cách dùng hàm Vlookup thì trước tiên bạn cần học và hiểu được chức năng, vai trò của loại hàm này. Tiếp đó, bạn học thuộc cấu trúc hàm rồi mới áp dụng trên thực tế. Ngoài hàm vlookup thì Excel còn có nhiều loại hàm khác mà bạn nên tham khảo thêm để hỗ trợ tốt hơn cho công việc của mình.
Trên đây, chúng tôi đã cắt nghĩa cho bạn hiểu hàm Vlookup là gì, nó được sử dụng trong trường hợp nào. Bên cạnh đó, cách dùng hàm Vlookup mà chúng tôi hướng dẫn trên đây sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.
